A semana passada, depois de lançar o último artigo, um colega disse-me que “o tema da produtividade em regime de teletrabalho é extremamente importante, principalmente nesta altura do confinamento”. Sendo uma das minhas áreas de eleição, faço uma partilha pessoal das estratégias que utilizo diariamente para maximizar o foco e a produtividade.

Mas primeiro gostaria de te pedir que fizéssemos um acordo: é proibido dizer “não tenho tempo suficiente”.

Quando lancei o meu projeto e aluguei um espaço num coworking space, juntei-me a muitos empreendedores que diariamente trabalhavam nos seus projetos, criavam parcerias e ainda geriam frustrações e desafios com eficácia permanentemente. Foi aqui que percebi que há sempre alguém numa situação muito semelhante à nossa que consegue criar a vida que há tanto desejamos. Há sempre alguém que consegue focar-se no trabalho, investir num projeto pessoal ainda em construção (e agora em isolamento, ainda tratar da roupa, da loiça e, a meio do dia, ainda retira meia hora para fazer exercício físico e uma hora ao final do dia para conviver ou para ver a sua série favorita da Netflix). Se essa pessoa consegue, então não há razão para não conseguires.

A partir de hoje, não valem as habituais desculpas: “tenho um trabalho 24/7 e o meu chefe está sempre a dar-me mais tarefas” ou “tenho de trabalhar com 3 filhos em casa, 2 gatos, 1 cão e 5 periquitos”. Seja o que for, admite que essas histórias que contas a ti próprio são apenas desculpas. A verdade é que não é uma questão de tempo, mas sim de prioridade: “eu não faço da minha vida de sonho, uma prioridade”. É isto? Se assim é, então essa vida ficará para sempre no sonho.

Não quero de todo desvalorizar todo o teu esforço (que faz de ti essa pessoa de garra), mas sim que acredites que “é possível, sim!”

O que proponho hoje é deixarmos juntos todas as desculpas e criar a vida que desejamos, aconteça o que acontecer. E tudo começa com uma sugestão: mudar o dia de hoje. Temos um compromisso?

 

1. Isola-te:

O primeiro passo é descobrires um lugar onde te consigas isolar e onde não esteja alguém a solicitar a tua atenção (ou talvez, agora que trabalhas em casa, alguém a ver tv ao teu lado ou a pedir-te que faças algo que está fora do teu objetivo). Se possível, encontra um lugar sossegado.

O que mais me ajuda neste período, uma vez que trabalho com mais pessoas no mesmo espaço reinventado como escritório, é usar uns bons headphones, que cortam qualquer ruído à minha volta. Um dos maiores benefícios desta técnica é aquilo a que chamo de “afasta-chatos”. Sabes aquela pessoa que te está sempre a tocar no ombro ou a chamar por ti? (Todos nós conhecemos uma pessoa assim… se não, é porque talvez sejas tu essa pessoa…). E perdes a conta à quantidade de vezes em que desvias o teu foco? Bastam 30 segundos para dares por ti sem saber por onde recomeçar. Pelo contrário, é muito menos provável que alguém chegue ao pé de ti e te tente distrair se te vir com headphones no ouvido (mesmo que não estejas a ouvir nada… quem nunca?).

A minha proposta é que pesquises músicas sem palavras (exemplo: focus binerial beats, no Youtube) ou de uma língua estrangeira em que não sejas “barra”, para não te focares no que está a ser dito. O perfeito será arranjares uma playlist para ouvir sempre que te queres focar ao máximo. Ao ouvi-la múltiplas vezes, vai criar uma associação no teu cérebro que, quando a voltares a ouvir, vai assimilar que é altura de se focar.

 

Questões:

• “Se quero estar focado e ser um mestre da produtividade, como me posso isolar?”
• “Como posso ser ainda mais produtivo?”

 

 2. A famosa to-do list

Se és mestre das “to-do-list”, provavelmente terás pelo menos 30 tarefas em cada lista (uma para o trabalho, outra para a vida pessoal e outra para tudo aquilo que não se encaixa nas categorias anteriores), estou certa?

Produtivo significa fazer as coisas importantes, ou seja, fazer o que precisa ser realmente feito. O que proponho hoje é que simplifiquemos. Quando terminares de fazer a lista de tarefas, identifica as 3 coisas mais importantes dessa lista – aquelas que terão mais impacto no teu dia/projeto/trabalho.

 

Questão: “se não conseguir fazer mais nada hoje, qual seria a tarefa que preciso de terminar hoje, sem falta e sem negociação?” Depois de responderes a esta questão, pensa em qual seria a 2ª e a 3ª tarefas mais importantes.

 

Agora, em vez de te sentir assoberbado com as 30 tarefas que tinhas na tua lista, tens uma lista das 3 mais impactantes no teu dia. E é nisso (e simplesmente nisso) que te vais focar no dia de hoje.

Vá… não vamos já desesperar (os mestres das “to-do list” vão compreender). Depois de terminares as principais tarefas e tiveres disponibilidade, podes sempre passar para a seguinte tarefa. Mas não te esqueças que essa não era importante em primeiro lugar.

Reminder to yourself: “se concretizares todos os dias as tarefas mais importantes, isso já significa que terás um dia mega produtivo!” (vê p.f. o ponto seguinte…)

 

3. Ser Produtivo Vs Estar Ocupado

É quase impossível falarmos da estratégia anterior sem falarmos neste ponto! E é algo que reforço muitas vezes nas minhas formações: “Há uma enorme diferença entre ser produtivo e estar ocupado.” Meu deus! A diferença é quase abismal!

Na maior parte das vezes quando dizes “não tenho tempo, estou demasiado ocupado”. Estás simplesmente ocupado, não estás a fazer trabalho produtivo. Quando te concentras nas 3 coisas mais importantes para o teu trabalho e as concretizas, estás a ser produtivo. Estar ocupado é apenas “fazer coisas”. Podemos ter tarefas como: começar a trabalhar num documento para o semestre que vem, fazer a cama, pôr roupa e a loiça a lavar (imagino que te lembres de mil outras) que vais completando, com o intuito de (1) procrastinar ou (2) ir riscando tarefas da tua to-do-list. Estás a fazer coisas? Sim. Mas interessa para o teu propósito? Provavelmente não.

 

Questões:

• “Estou a ser produtivo ou estou a manter-me ocupado?”
• “O que estou a fazer está a aproximar-me ou a afastar-me do meu objetivo?”
• “O que estou a fazer vai acrescentar algo ao meu propósito?

E pergunta-te isto 100 vezes ao dia, se for necessário.

 

4. Para de fazer multitasking!

Esta foi um dos meus maiores desafios: parar de insistir no multitasking.

Está provado que ao fazê-lo, produzimos menos trabalho, para além de o fazermos mais lentamente. Apenas 2,5% das pessoas são capazes de realizar com rigor mais de uma tarefa ao mesmo tempo (o que significa que a probabilidade de fazeres parte dos restantes 97,5% é bastante elevada. Apesar do nosso ego querer afirmar que fazemos parte das primeiras, esta pode ser uma mera ilusão).

Assim, a minha proposta é fazer “unitasking”, ou seja, fazer uma coisa de cada vez.

Já ouviste falar na técnica Pomodoro? É fantástica (para além de super simples) e tem-me ajudado nos meus dias mais preenchidos. A ideia é fazeres três períodos seguidos de: 25 minutos de trabalho e 5 minutos de intervalo (para uma escapadela ao Instagram, repor a dose de chá, esticar as pernas, dar um beijinho à cara metade que tem solicitado a tua atenção,…).

O compromisso aqui é que nesses 25 minutos te comprometas a concentrar-te numa tarefa apenas. Se uma ideia interessante te vier à mente, escreve num papel (não olhes para o teu telemóvel) e regressa rapidamente ao que estavas a fazer.

 

 Questão: “O que me pode ajudar a focar na tarefa que tenho em mãos?”

 

5. Livra-te do que não é essencial

Eliminar aquilo que não merece a tua atenção é o último ponto desta lista, que partilharei contigo mais exaustivamente na próxima semana.

Para já, antes de avançares com qualquer projeto ou tarefa questiona-te:

 

Questões:

• “O que estou a fazer é REALMENTE necessário?
• “O que estou a fazer ajudar-me-á a crescer? Terá impacto na minha vida? E no meu futuro?”

Se a resposta às questões anteriores for um grande NÃO, pensa se queres continuar a arrastar a tua vida, ocupando-te de tudo aquilo que não te acrescenta!

 

Make it better each day! This is your challenge!